報告が遅れる理由の多くは、「何から話せばいいか分からない」です。
ミスに気づいた瞬間より、上司に報告するまでの数分のほうがつらい、という人は少なくありません。そして報告そのものより、報告の順番でこじれることがよくあります。同じ内容でも、ある上司は経緯から聞きたがり、別の上司は「で、どうなるの」を最初に知りたがります。
報告の場面で受け取り方が割れるのは、2つの軸です。ひとつは「何が起きたかを具体的な事実で把握したいか、全体への影響をまず把握したいか」。もうひとつは「対策が決まっていると安心するか、いくつかの選択肢から自分で決めたいか」。
この2つを掛け合わせると4つになります。どのパターンにも共通するのは、隠さないことと、早いことです。以下は、そのうえでの言い方の違いです。
同じ用件でも、相手が何で納得するかによって、届く言い方は変わります。ここでは2つの軸の組み合わせで4つに分けました。当てはまりそうなところから読んでください。
当てはまりやすいタイプISTJ（管理者）・ISFJ（擁護者）・ESTJ（幹部）・ESFJ（領事官）
何が起きたかを具体的に把握したく、しかも対策と期限が決まっていることで安心するタイプ。時系列の事実、いま出ている影響、いつまでに何をするかを順に並べると、一度の報告で判断材料がそろいます。
伝わりやすい言い方
すれ違いやすい言い方
「すみません、ちょっとまずいことになってしまって……たぶん大丈夫だと思うんですけど……」
なぜ曖昧な言い方は、ミスそのものより「状況を把握できていない」という不安を相手に渡してしまいます。この相手にとって安心材料は、慰めではなく正確な事実です。
当てはまりやすいタイプISTP（巨匠）・ISFP（冒険家）・ESTP（起業家）・ESFP（エンターテイナー）
具体的な事実を知りたい一方で、対応は決め打ちされるより自分で判断したいタイプ。事実を正確に伝えたら、「A と B が考えられます」と選択肢を出して判断を仰ぐと、話が早く進みます。
伝わりやすい言い方
すれ違いやすい言い方
「もう先方には訂正の連絡を入れて、対応は全部済ませました。」
なぜ先回りして全部片づけるのは、責任感のつもりでも、判断の機会を飛ばされたと感じさせることがあります。急ぎでなければ、決める前に一度渡すほうが信頼につながります。
当てはまりやすいタイプINTJ（建築家）・ENTJ（指揮官）・INFJ（提唱者）・ENFJ（主人公）
細かい経緯より、全体として何が起きていて、どのくらい大きい話なのかを先に知りたいタイプ。しかも見通しが立つと安心します。「影響はここまで」「いつまでに収まる」を最初に置き、経緯は聞かれたら答えるくらいで十分です。
伝わりやすい言い方
すれ違いやすい言い方
「まず朝の時点で◯◯さんから連絡があって、それで確認したら……」
なぜ経緯から話し始めると、全体の大きさが分かるまで相手は不安なまま待つことになります。大きい話なのか小さい話なのかだけでも、先に分かれば聞き方が変わります。
当てはまりやすいタイプINTP（論理学者）・ENTP（討論者）・INFP（仲介者）・ENFP（運動家）
全体像をつかみたく、進め方は状況に合わせて柔軟に決めたいタイプ。細部の説明や固めすぎた対策より、「何が起きて、どちらの方向で収めたいか」を短く伝え、相談の形にするほうが受け取ってもらいやすいです。
伝わりやすい言い方
すれ違いやすい言い方
「再発防止策を10項目まとめました。順に説明します。」
なぜ細部を固めた対策を一度に出すと、論点が見えなくなり、かえって大事なところが伝わりません。方向をそろえてから細部に入るほうが、この相手には早く届きます。
相手のタイプに見当がついているなら、ここから該当の伝え方へ。タイプごとの解説ページも用意しています。
| タイプ | 効きやすい伝え方 | 解説 |
|---|---|---|
| ISTJ管理者 | 事実・影響・対策を、この順で | このタイプを見る |
| ISFJ擁護者 | 事実・影響・対策を、この順で | このタイプを見る |
| ESTJ幹部 | 事実・影響・対策を、この順で | このタイプを見る |
| ESFJ領事官 | 事実・影響・対策を、この順で | このタイプを見る |
| ISTP巨匠 | 事実は具体的に、対応は選択肢で | このタイプを見る |
| ISFP冒険家 | 事実は具体的に、対応は選択肢で | このタイプを見る |
| ESTP起業家 | 事実は具体的に、対応は選択肢で | このタイプを見る |
| ESFPエンターテイナー | 事実は具体的に、対応は選択肢で | このタイプを見る |
| INTJ建築家 | 結論と影響の大きさを、最初の一文で | このタイプを見る |
| ENTJ指揮官 | 結論と影響の大きさを、最初の一文で | このタイプを見る |
| INFJ提唱者 | 結論と影響の大きさを、最初の一文で | このタイプを見る |
| ENFJ主人公 | 結論と影響の大きさを、最初の一文で | このタイプを見る |
| INTP論理学者 | 要点と方向性を伝えて、一緒に考える | このタイプを見る |
| ENTP討論者 | 要点と方向性を伝えて、一緒に考える | このタイプを見る |
| INFP仲介者 | 要点と方向性を伝えて、一緒に考える | このタイプを見る |
| ENFP運動家 | 要点と方向性を伝えて、一緒に考える | このタイプを見る |
ここに書いたのは「こう言えば必ず通る」という攻略法ではありません。相手のタイプは決めつけられるものではなく、同じタイプでもその日の状況で受け取り方は変わります。うまく当てはまらないと感じたら、この分類のほうを疑ってください。目の前の相手のほうが、いつでも正しいです。
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